【Discovery Series 6】沟通交流的技巧和障碍

Written by Jeffrey

24/06/2020

什么是沟通/交流?

交流只是将信息从一个地方,个人或团体转移到另一地方的行为。通信的一般和基本定义是信息交换。

每种通信都涉及(至少)一个发送者,一条消息和一个接收者。这听起来很简单,但是交流实际上是一个复杂的主题。

消息的含义可以从发件人到收件人的传输中受到各种各样的影响。这些影响包括我们的情感,文化,用于交流的媒介,甚至我们的位置所在。大众都认为良好的沟通技巧是如此重要:准确,有效和明确的沟通,实际上是非常难得。

人们了解正在交换的信息的交流称为流畅交流。人们不了解信息的交流称为误传。

沟通/交流类别

沟通/交流的不同类别包括:

  • 口头交流,包括面对面,电话,广播或电视以及其他媒体。

  • 非言语交流,涵盖肢体语言,手势,我们的着装或举止,站立的地方,甚至我们的气味。我们与他人交流的方式很多微妙(甚至是无意间)。例如,语气可以为情绪或情绪状态提供线索,而手势或手势可以增加语音信息。

  • 书面交流:包括信件,电子邮件,社交媒体,书籍,杂志,互联网和其他媒体。直到最近,涉及字词交流的作家和出版商数量仍然很少。今天,我们所有人都可以在线编写和发布想法,这导致信息和交流的可能性激增。

  • 可视化:图形和图表,地图,徽标和其他可视化都可以传达消息。

您可以采取一些步骤来增强口头交流能力
•使用浓厚和自信的声音。特别是在向少数或一群人提供信息时,请确保使用强烈的声音,以便每个人都可以轻松听到您的声音。说话时要自信,这样您的想法清晰易懂,其他人也可以理解。

•使用主动聆听。使用口头交流的另一面是专心听别人。进行会议,演示或什至参与一对一对话时,积极的聆听技能是关键。这样做将帮助您成长为传播者。

•避免使用填充词。使用填充词(例如“嗯”,“好像”,“所以”或“好”)可能会很即兴,尤其是在演示过程中。虽然在完成句子或用于暂停表达您的想法后可能会感觉很自然,但这也会使听众分心。尝试向可信赖的朋友或同事使用展示,他们可以提醒您使用填充词的时间。

您可以采取一些步骤来增强非语言交流能力
•注意情绪对身体的感觉。整日中,当您遇到各种各样的情绪(无论是充满活力,无聊,快乐还是沮丧)时,请尝试确定在体内的那种感觉。例如,如果您感到焦虑,可能会注意到您的胃感到紧绷。了解围绕的情绪如何影响自己的身体发展自我意识,可以使您更好地掌握外部表现。

•谨慎对待您的非语言交流。当您对周围环境保持警觉,开放和积极时,请努力显示积极的肢体语言。如果您对信息感到困惑或焦虑,也可以使用肢体语言来支持口头交流,例如使用皱眉。与肢体语言一起使用语言交流,例如询问后续问题或将演示者拉到一边以提供反馈。

•模拟有效的非言语交流。如果发现某些面部表情或肢体语言对特定环境有益,请在改善自己的非语言交流时将其用作指导。例如,如果您发现当某人点头时,它可以有效地传达认同感和正面反馈,那么当您有相同的感受时,可以在下次会议中使用它。

您可以采取一些步骤来增强书面交流技巧
•力求简单。书面交流应尽可能简单明了。例如,虽然在教学交流中包含很多细节可能会有所帮助,但您应该寻找可以尽可能清晰地撰写内容的区域,以使听众理解。

•不要依赖语气。因为您没有口头和非语言交流的细微差别,所以在写作时尝试传达某种语气时要小心。例如,尝试传达笑话,讽刺或激动的尝试可能会根据听众而有所不同。相反,请尝试使您的文字尽可能简单明了,并跟进口头交流,以增加个性。

•花时间检查您的书面来文。留出时间重新阅读您的电子邮件,信件或备忘录可以帮助您发现错误或发表不同意见的机会。对于重要的通信或将要发送给大量人的通信,让受信任的同事也对其进行审查可能会有所帮助。

•保留一份您认为有效或令人愉快的书面文件。如果您收到某些特别有用或有趣的小册子,电子邮件或备忘录,请保存以供您编写自己的通讯时参考。合并您喜欢的方法或样式可以帮助您随着时间的推移而不断改进。

您可以采取一些步骤来增强视觉交流技巧
•在添加视觉效果之前先咨询他人。 如果您正在考虑在演示文稿或电子邮件中共享视觉帮助,请考虑要求其他人提供反馈。 添加视觉效果有时会使概念混乱或混乱。 获取第三方观点可以帮助您确定视觉效果是否为您的交流增加了价值。

•考虑您的听众。 确保包含观众容易理解的视觉效果。 例如,如果您要显示带有不熟悉数据的图表,请务必花些时间并解释视觉中发生的事情以及它与您所说的内容之间的关系。 您切勿使用任何形式的敏感,具攻击性,暴力或图形的视觉效果。

以下是10种常见的交流问题和错误:

1.没有专心聆听

当我们与某人交流时,我们常常没有全神贯注。我们可能正在看手机,看电视,甚至幻想着其他事情。

 

当我们不积极地倾听与之交谈的人时,不仅冒着使人感到无能为力的风险,而且还会错过重要的非语言提示,并且可能无法完全理解该人的信息。为避免沟通失误,最好让说话者100%的注意力。有效的聆听技巧包括与他人进行眼神交流,提出清晰的问题以及保持参与。

 

2.假设您已经听懂在他人未完成的个人信息

有时候,我们正在听一个朋友的讲话,我们已经假设我们知道在他们结束句子之前要说些什么。当我们假设我们知道该人会说什么时,就会错过实际上要表达的真正含义。要保持好奇心和专心聆听消息,而不是预测将要说的话来,这是向演讲者致敬。

 

3.打扰演讲者的演讲

我们可能都中断了一两次别人的句子。这可能是偶然发生的,或者我们可能对想说的话感到非常兴奋,并担心如果我们不继续说下去,就会忘记我们的回应。其他人可能会随着权力变动而在争执中打断。

 

不管意图是什么,打扰都会使一个人感到无能为力,仿佛他们所说的无关紧要。尊重他人,并允许他们在您回复之前完全完成信息。

 

4.使用了“您”陈述来代替“我”陈述

当我们与另一个人讨论我们的感受时,我们需要拥有这些感受,而不是将责任放在另一个人身上。可以很容易地说出“您做到了”或“您没有做到”。

 

当我们使用“我”陈述时,我们将拥有自己的感受并不太可能使对方感到被攻击。不要说“您没有给我回电话…”,而是说“当您不给我回电话时,我感到很受伤。”

5.您的情绪决定您的回应

当我们在情感上做出反应时,我们可能会说出我们不是故意的话。一个好的沟通者可以让情绪平静下来,然后选择认真地做出反应而不是做出反应。

 

6.未能计算出文化差异

跨文化交流可能很困难。单词可能具有不同的含义,围绕非语言交流的文化规范可能会有所不同。与其他文化背景的人交流时,重要的是要考虑交流方式中的文化差异。如果我们不这样做,我们可能会不小心冒犯他人或与他人进行误解。

 

7.误解消息

我们可能比我们想像的更多地误解他人。为避免这种情况,最好让此人全神贯注,然后将信息解释给说话者,以确保我们已正确理解。

 

在当今社会,由于我们严重依赖技术交流,因此我们更容易产生误解。如果没有语气和非语言暗示,很容易相互误解。使用文本或电子邮件通讯时,请确保使用适当的标点符号并提出澄清问题,以确保您了解对方。

 

8.无间接沟通

在交流中维持奥妙和/或无间接地沟通通常是无效的。我们不能期望别人能读懂我们的想法。如果您想让某人理解您,请尝试保持直言不讳,不要在谈话中“四处走动”。

 

9.攻击角色而不是行为

当我们对某人感到不满时,很容易说诸如“你是个混蛋”或“你是个白痴”之类的话。一个有效的沟通者应该攻击实际的行为问题,而不是攻击某个人的性格让这个沟通过程留下明确的结果。

 

10.避免困难的对话

当面对困难的对话的可能性时,许多人选择尽可能长时间地避免或延长对话。人们在面对别人说不想听的话时,通常会觉得谈话很困难。这可能发生在传递坏消息或引发利益冲突的时候所面对的交流。

编辑者 靖仪

Watch Video from YouTube: https://youtu.be/gPOjen9YqhM

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